Traces EUDR

Traces er det informationssystem som EU-kommissionen har valgt at i forbindelse med EUDR. I forbindelse med EUDR bruges Traces til at oprette, administrere og indsende due diligence-erklæringer. 
Traces anvendes til import, eksport samt handel inden for EU på flere områder f.eks. fødevarer, foder og planter. 
Denne FAQ omhandler udelukkende Traces EUDR. Vil du vide mere om Traces i relation til FLEGT kan du klikke her. 
Ønsker du at vide mere om Traces i forbindelse med samhandel i EU og ved import og eksport af dyr, foder, animalske biprodukter eller fødevarer fra lande uden for EU henviser vi til Fødevarestyrelsen.

Som det fremgår af tabellen skal:

• Alle operatører inkl. primærproducenter og importører der bringer relevante produkter i omsætning på EU markedet første gang eller eksporterer skal bruge Traces til at oprette en due diligence erklæring. 

• Store (ikke-SMV) forhandlere og downstream operatører skal oprette sig i Traces, men skal ikke oprette due diligence erklæringer. 

• SMV-forhandlere og downstream operatører har ingen forpligtigelser i Traces. 

• Bemyndigede repræsentanter udpeget af en operatør anvender desuden Traces til at oprette due diligence erklæringer på vegne af de virksomheder de repræsenterer.

Du tilgår Traces EUDR via dette link. Traces EUDR tilgås ikke i via samme link som andre Traces aktiviteter, og det er nødvendigt at oprette et separat login til Traces.  

Kommissionen har sammen med den officielle version af EUDR Traces, udgivet en træningsversion som virksomheder kan bruge til at blive fortrolige med systemet. Denne testversion af Traces hedder 'Traces ACCEPTANCE'. Due diligence erklæringer indsendt via denne træningsversion har ingen juridisk værdi og man kan derfor frit gå på udforskning i dette system. Du kan tilgå træningsversionen af Traces her.

Man har kunne indgive due diligence erklæringer i Traces siden december 2024. 
OBS! Traces skal ikke bruges i virksomheders arbejde med due diligence ordninger. Det er alene et system til at håndtere due diligence erklæringer. Du kan læse mere om due diligence i vores generelle FAQ. 

Det er muligt at anvende Traces API-løsning til at indsende, opdatere og indhente informationer om erklæringer. Man kan findes mere information herom på EU-kommissionens hjemmeside. 

Kommissionen opretter løbende træningssessioner til Traces henvendt til virksomheder. 
Man kan tilmelde sig træningssessionerne på Kommissionens hjemmeside under overskriften ’Training and User Manuals’. Tilmelding foregår efter først-til-mølle princippet og der er derfor ikke altid ledige pladser til træningssessionerne. 
Styrelsen for Grøn Arealomlægning og Vandmiljø har ikke indflydelse på tilmeldingen, men anbefaler virksomheder der er interesserede i at deltage i en træningssession til at orientere sig løbende på Kommissionens hjemmeside. Du kan også tilmelde dig Kommissionens EUDR nyhedsbrev  hvis du vil modtage en mail næste gang Kommissionen udbyder træningssessioner. 
På Kommissionens hjemmeside kan man som et alternativ til træningssessionerne finde en række instruktionsvideoer til Traces, samt en brugervejledning.
Det anbefales at man forud for træningssessionen, som foregår på engelsk, opretter et EU-login. Du kan læse mere om hvordan man gør dette i vores FAQ under spørgsmålet 'Hvordan opretter jeg mig i Traces?'. 

I nedenstående findes relevante link til indhold på Kommissions hjemmeside om EUDR TRACES:
Kommissionens side om Traces 
Kommissionens brugervejledning til Traces 
Kommissionens virtuelle træningssessioner til Traces

I nedenstående findes relevante link til indhold på Kommissions hjemmeside om EUDR TRACES:

Kommissionens side om Traces

Kommissionens brugervejledning til Traces

Kommissionens virtuelle træningssessioner til Traces

Kommissionens træningsvideoer til EUDR Traces

For at oprette dig i Traces skal man igennem to trin:

1. Oprette et personligt EU-login .
2. Oprette en ny erhvervsdrivende med ’EUDR’ valgt under ’Kapitel eller aktivet’ eller anmode om tilknytning til en eksisterende virksomhed i Traces.

OBS: Virksomheder der er oprettet i Traces NT i forbindelse med andre aktiviteter end EUDR skal oprettes på ny i Traces. 

EU login er et fælles login konto som kan anvendes til EU’s tjenester herunder Traces. Se guide til oprette af EU login her.
OBS: Det kræver to-faktor login  at tilgå Traces. Til dette kan bl.a. anvendes app’en ’EU Login Mobile’, se andre muligheder her. 

Når du opretter din virksomhed i Traces skal du opgive en såkaldt ’Operator identifier’ som er virksomhedens EORI nr, moms nr eller CVR nr.

Typen af virksomhed afgør hvilken type identifikator man kan vælge. CVR (centralt virksomhedsregister) kan således ikke anvendes hvis virksomheden er operatør og importerer relevante produkter.

Læs mere i under ’Hvilke aktiviteter og oplysninger skal udfyldes ved oprettelsen af virksomheden i Traces?’

EORI (Economic Operators Registration and Identification) er et unikt ID, som identificerer operatører i EU. Det er nødvendigt for virksomheder, der importerer eller eksporterer varer.
Når du registrerer din virksomhed som importør, eksportør eller til andre toldrelaterede aktiviteter, bliver den automatisk tildelt et EORI-nummer. I Danmark svarer EORI-nummer til en virksomheds CVR-nummer med ’DK’ foran CVR nummeret. Du kan læse mere om EORI-numre på Toldstyrelsens hjemmeside.  

Hver bruger skal oprette sin egen EU Login-konto i sit eget navn og med en unik e-mailadresse. Du kan læse mere om oprettelse i Traces under ’Spørgsmål vedrørende oprettelse i Traces’ i vores FAQ.

Det er virksomhedens administrator i Traces, der godkender anmodninger om at blive tilknyttet virksomheden i systemet. Se yderligere nedenfor.

Administratorer kan tilføje nye brugere til en virksomhed under 'Aktører' > 'Brugere' i Traces via knappen ’Søg efter igangværende anmodninger’.

Den første bruger der tilknyttes en virksomhed bliver automatisk administrator for virksomheden i Traces. Det er denne bruger der skal godkende alle andre brugere der skal tilknyttes virksomheden i Traces.

Tilgå virksomhedens profil i systemet under ’Aktører’ > ’Erhvervsdrivende’. På virksomhedens profil; Klik på det blå ikon ud for brugeren under 'Brugere', og klik derefter 'Gem'.

Man skal være administrator for have denne mulighed.

Du kan få hjælp til oprette dig i Kommissionens brugervejledning . 
I tilfælde af fejlfinding eller tekniske problemer bedes henvendelsen rettes til Traces Helpdesk via email på SANTE-Traces@ec.europa.eu.

Efter login i EUDR TRACES skal du vælge ’EUDR’' i menuen 'Documents'. Du er nu på EUDR-startsiden i Traces.

Det anbefales at se EU-kommissionens træningsvideoer , eller benytte systemets brugerguide  for nærmere instruktion.

Dette er et valgfrit felt, som kun er synligt for din virksomhed. Det interne referencenummer kan f.eks. anvendes som henvisning til din virksomheds interne reference til pågældende produkter og henvise til  f.eks. Indkøbsordre, batch nr, varenr, leverandør nr. eller andet.

Alle felter markeret med en rød asterisk (*) er obligatoriske at udfylde i forbindelse med indsendelse af en due diligence erklæring. Du kan finde en komplet liste over obligatoriske felter i Kommissionens brugervejledning til Traces.

Det er obligatorisk at angive aktivitet i Traces. Hvordan feltet skal udfyldes afhænger af den type aktivitet due diligence erklæringen dækker over:

• Import: Hvis det pågældende produkt indføres på EU-markedet og angives til "overgang til fri omsætning" hos toldmyndighederne.

• Eksport: Hvis det pågældende produkt forlader EU-markedet og angives til "eksport" hos toldmyndighederne.

• Indenlandsk: Relevant råvare/produkt er fremstillet i EU og bringes i omsætning på EU markedet.

’Aktivitetsland’ kan angives på hvert enkelt due diligence erklæring i Traces. Hvordan feltet skal udfyldes afhænger af den type aktivitet din virksomhed udfører:

• Import: Udfyld land hvortil varen indføres til EU

• Eksport: Udfyld land hvorfra varen eksporteres fra EU

• Indenlandsk: Udfyld EU land hvor relevant råvare/produkt bringes i omsætning

Aktivitetsland er et ikke obligatorisk felt, men kan anvendes til at angive hvis aktiviteten sker i andet land end Danmark.

Hvis man på sin erklæring har valgt aktiviteten ’Import’ er det muligt at angive ’Indgangsland’ i Rubrikken Aktivitetssted. I feltet ’Indgangsland’ kan man vælge at  angive den medlemsstat i EU de omfattende produkter vil blive henført under toldproceduren "overgang til fri omsætning".

Hvis man på sin erklæring har valgt aktiviteten ’Eksport’ er det muligt at angive ’Udgangsland’ i Rubrikken Aktivitetssted. I feltet ’Udgangsland’ kan man vælge at  angive den medlemsstat i EU de omfattende produkter vil blive henført under toldproceduren ’Eksport’.

Ved import og eksport skal angives nettovægt af det relevante produkt, og evt. supplerende mængdeenhed, se bilag 2 af EU’s Traces brugerguide.

For erklæringer med aktiviteten ’indenlandsk’ kan vælges en anden enhed hvis ikke nettovægt er passende.

F.eks. mikro og små primæroperatører kan vælge at bruge følgende enheder:

Levende kvæg; Angiv enhedstypen ’NAR – Number of items’ og angiv antal kvæg i ’Supplerende enheder’

Træ: Angiv enhedstypen MTQ m3 og angiv antal m3 i Supplerende enheder’

Videnskabelige navne er obligatoriske for produkter under råvaren træ (i bilag I af forordningen). For øvrige produkter er feltet valgfrit.

Mere end ét videnskabeligt navn kan angives, hvis produktet indeholder flere forskellige videnskabelige navne.

Det er muligt at rette i en indsendt due diligence erklæring op til 72 timer efter at et due diligence-referencenummer er blevet tildelt erklæringen i Traces.

Åben den pågældende erklæring og tryk på knap nederst på siden for at editere.

Det vil ikke være muligt at rette i en due diligence erklæring, hvis det tildelt due diligence-referencenummeret allerede er blevet brugt i en tolderklæring, i en anden due diligence erklæring, eller hvis produktet allerede er blevet bragt i omsætning, gjort tilgængeligt eller eksporteret fra på EU-markedet.

Når man én gang har lavet en due diligence erklæring, er det nemt at oprette en kopi af erklæringen eller eksportere geolokationen fra den tidligere erklæring. På den måde kan man indirekte gemme ens faste leverandører i Traces.

Denne funktion er særligt brugbar, hvis man har en fast forsyningskæde. Læs mere om dette under spørgsmålet ’Skal man angive geolokationer på ny hver gang man indsender en due diligence erklæring?’.

Du kan se status under ’Documents’ siden i Traces. Du kan også fremsøge en specifik due diligence erklæring ved at søge på erklæringens referencenummer i søgefeltet på startsiden.

En due diligence erklæring kan have følgende statusser i Traces:

’NY’: Due diligence erklæringen er lige oprettet og endnu ikke gemt. Erklæringen forsvinder, hvis siden forlades uden at gemme.

’KLADDE’: Due diligence erklæringen er gemt, men ikke indsendt. En due diligence erklæring med denne status kan gemmes, indsendes eller slettes.

’SLETTET’: Due diligence erklæring fjernes fra søgelisten og slettes permanent efter nogle dage.

’INDSENDT’: Due diligence erklæringen er under behandling. Det er muligt at annullere den indsendte due diligence erklæring.

’ANNULLERET’: Due diligence erklæringen forbliver i systemet til revision, men kan ikke bruges videre.

’AFVIST’: Due diligence erklæringen er blevet afvist af den kompetente myndighed. Den kan ikke længere anvendes.

’TILGÆNGELIG’: Due diligence erklæringen er godkendt og kan bruges. Brugeren kan ændre due diligence erklæringen eller trække den tilbage dog med visse begrænsninger. Se vores andre FAQ’er for uddybning.

’TRUKKET TILBAGE’: Due diligence erklæringen er tilbagekaldt af brugeren. Dette er kun muligt, hvis den ikke er brugt i en toldangivelse eller refereret til af en anden due diligence erklæring.

’ARKIVERET’: Due diligence erklæringen får automatisk denne status seks måneder efter den bliver

"TILGÆNGELIG". Har en due diligence erklæring denne status kan den stadig findes via avanceret søgning og den vil fortsat kunne anvendes.

Du kan læse mere om de forskellige statusser en due diligence erklæring kan have i Kommissionens brugervejledning til Traces.

Ja, funktionen 'Seneste ændringer' viser en log over de ændringer der er foretaget for den specifikke due diligence erklæring inkl. hvornår ændringerne er foretaget.

Når en due diligence erklæring får status ’Tilgængelig’ får den tildelt et unikt referencenummer, som f.eks. skal bruges i forbindelse med toldangivelser.

Det er muligt at annullere en indsendt due diligence erklæring i op til 72 timer efter at et due diligence-referencenummer er blevet tildelt erklæringen i Traces.

Det er ikke være muligt at annullere en due diligence erklæring, hvis det tildelte due diligence-referencenummer er blevet brugt i en tolderklæring, i en anden due diligence erklæring, eller hvis produktet allerede er blevet bragt i omsætning, gjort tilgængeligt eller eksporteret fra på EU-markedet.

På startsiden i Traces skal du klikke på ikonet 'Kopier som ny' ud for den due diligence erklæring, du vil duplikere. Du kan se Kommissionens træningsvideo om funktionen ’Kopier som ny’ (Copy as new) her

En due diligence erklæring kan dække en eller flere fysiske forsendelser. Benyttes den samme due diligence erklæring til flere forsendelser skal man som virksomhed bør det afspejles i virksomhedens due diligence. Derudover skal man tage højde for flere juridiske og praktiske overvejelser, herunder:

• Due diligence erklæringen skal indeholde alle relevante geolokationer. 
• Den angivne mængde i due diligence erklæringen skal stemme overens med mængden af relevante råvarer og produkter der gøres tilgængelig på EU-markedet, eller eksporteres derfra. 
• Der skal være udført tilstrækkelig due diligence for produktionen fra samtlige potentielle forsendelser før due diligence erklæringen indsendes til Traces.
• Når den angivne mængde i en due diligence erklæring er opnået, skal der indsendes en ny due diligence erklæring før virksomheden kan importere yderligere mængder. 
• Jf. Forordningens artikel 12 (2) er det et krav at operatører revurderer deres due diligence ordning minimum 1 gang årligt. På baggrund heraf er det ikke muligt for en due diligence erklæring at dække over en periode højere end 1 år efter indsendelsen af en due diligence erklæring i informationssystemet Traces. 
• Man kan ikke indsende en due diligence erklæringen for relevante råvarer og produkter der ikke eksisterer endnu. Det vil sige, at en due diligence erklæring kun kan dække relevante råvarer og produkter der allerede er produceret (høstet; groet; født). 

Læs yderligere om dette i Kommissionens FAQ, spørgsmål 5.19

Man kan angive geolokationer i Traces på to måder:

1. Man kan benytte det indbyggede kortværktøj, GeoEditor, i Traces til at indtegne hvor den relevante råvare er produceret. 
2. Man kan uploade en fil med geolokationsinformation fra et eksternt værktøj (ex. GIS-værktøj). Til dette skal filformatet GeoJSON benyttes. Har man geolokationsinformationen i et andet filformat, skal filen konverteres til GeoJSON før den uploades til Traces. 

Traces understøtter GeoJson-filer i EPSG:4326-format.

Man kan ikke uploade GeoJson-filer der er større end 25 MB i Traces.

Geolokationer gemmes i filformatet GeoJSON, som man opbevarer lokalt på eget drev eller man kan hente geolokationerne fra en tidligere erklæring i TRACES.. Ønsker man at bruge geolokationerne fra en tidligere erklæring kan man gøre det på følgende to måder:

1. Man kan downloade en GeoJSON fil direkte fra en tidligere erklæring i Traces, ved at trykke på ’Eksport’ under ’Produktionssted’ i den pågældende erklæring og gemme den lokalt.

2. Man kan benytte funktionen ’Kopier som ny’ til lave en kopi af en tidligere erklæring og derefter rette denne til.

Som det fremgår af spørgsmål 1.14 af EU’s FAQ ver. 5, skal hvert polygon angive ét enkelt jordlod.

Hvis der inden for en fritstående sammenhængende ejendom produceres en råvare på noget af arealet kan man enten vælge at lade polygonen omfatte a) hele ejendommen, eller b) kun den del af ejendommen hvor råvaren dyrkes. Se yderligere i spørgsmål 1.15 i EU’s FAQ ver. 5.