Traces EUDR

Traces er det informationssystem som EU-kommissionen har valgt at i forbindelse med EUDR. I forbindelse med EUDR bruges Traces til at oprette, administrere og indsende due diligence-erklæringer. 
Traces anvendes til import, eksport samt handel inden for EU på flere områder f.eks. fødevarer, foder og planter. 
Denne FAQ omhandler udelukkende Traces EUDR. Vil du vide mere om Traces i relation til FLEGT kan du klikke her. 
Ønsker du at vide mere om Traces i forbindelse med samhandel i EU og ved import og eksport af dyr, foder, animalske biprodukter eller fødevarer fra lande uden for EU henviser vi til Fødevarestyrelsen.

Alle operatører der bringer relevante produkter i omsætning på EU markedet første gang eller eksporterer skal bruge Traces til at oprette en due diligence erklæring. 

Ligeledes skal store (ikke-SMV) forhandlere bruge Traces til at oprette due diligence erklæringer på relevante produkter de forhandler. Store forhandlere kan i systemet referere til eksisterende erklæringer indgivet af en operatør når de bringer varer i omsætning.

Bemyndigede repræsentanter udpeget af en operatør eller store forhandlere anvender desuden Traces til at oprette due diligence erklæringer på vegne af de virksomheder de repræsenterer.

Du tilgår Traces EUDR via dette link. Traces tilgås ikke i via samme link som andre Traces aktiviteter, og det er nødvendigt at oprette et separat login til Traces.  

Kommissionen har sammen med den officielle version af EUDR Traces, udgivet en træningsversion som virksomheder kan bruge til at blive fortrolige med systemet. Denne testversion af Traces hedder 'Traces ACCEPTANCE'. Due diligence erklæringer indsendt via denne træningsversion har ingen juridisk værdi og man kan derfor frit gå på udforskning i dette system. Du kan tilgå træningsversionen af Traces her.

Man har kunne indgive due diligence erklæringer i Traces siden december 2024. 
OBS! Traces skal ikke bruges i virksomheders arbejde med due diligence ordninger. Det er alene et system til at håndtere due diligence erklæringer. Du kan læse mere om due diligence i vores generelle FAQ. 

Det er muligt at anvende Traces API-løsning til at indsende, opdatere og indhente informationer om erklæringer. Man kan findes mere information herom på EU-kommissionens hjemmeside. 

Kommissionen opretter løbende træningssessioner til Traces henvendt til virksomheder. 
Man kan tilmelde sig træningssessionerne på Kommissionens hjemmeside under overskriften ’Training and User Manuals’. Tilmelding foregår efter først-til-mølle princippet og der er derfor ikke altid ledige pladser til træningssessionerne. 
Styrelsen for Grøn Arealomlægning og Vandmiljø har ikke indflydelse på tilmeldingen, men anbefaler virksomheder der er interesserede i at deltage i en træningssession til at orientere sig løbende på Kommissionens hjemmeside. Du kan også tilmelde dig Kommissionens EUDR nyhedsbrev  hvis du vil modtage en mail næste gang Kommissionen udbyder træningssessioner. 
På Kommissionens hjemmeside kan man som et alternativ til træningssessionerne finde en række instruktionsvideoer til Traces, samt en brugervejledning.
Det anbefales at man forud for træningssessionen, som foregår på engelsk, opretter et EU-login. Du kan læse mere om hvordan man gør dette i vores FAQ under spørgsmålet 'Hvordan opretter jeg mig i Traces?'. 

Du kan læse meget mere om EUDR på Styrelsen for Grøn Arealomlægning og Vandmiljøs generelle side om EUDR samt i vores generelle FAQ om EUDR.

For at oprette dig i Traces skal man igennem to trin:

1. Oprette et personligt EU-login .
2. Oprette en ny erhvervsdrivende med ’EUDR’ valgt under ’Kapitel eller aktivet’ eller anmode om tilknytning til en eksisterende virksomhed i Traces.

OBS: Virksomheder der er oprettet i Traces NT i forbindelse med andre aktiviteter end EUDR skal oprettes på ny i Traces. 

EU login er et fælles login konto som kan anvendes til EU’s tjenester herunder Traces. Se guide til oprette af EU login  her.
OBS: Det kræver to-faktor login  at tilgå Traces. Til dette kan bl.a. anvendes app’en ’EU Login Mobile’. 

Når du opretter din virksomhed i Traces skal du opgive en såkaldt ’Operatøridentifikatorer’.

Hvis din virksomhed importerer eller eksportere varer vælges operatøridentifikatoreren 'EORI’ eller ’VAT’.

Hvis din virksomhed kun bringer varer i omsætning på EU markedet vælges ’Centralt virksomhedsregister’.

EORI (Economic Operators Registration and Identification) er et unikt ID, som identificerer operatører i EU. Det er nødvendigt for virksomheder, der importerer eller eksporterer varer.
Når du registrerer din virksomhed som importør, eksportør eller til andre toldrelaterede aktiviteter, bliver den automatisk tildelt et EORI-nummer. I Danmark svarer EORI-nummer til en virksomheds CVR-nummer med ’DK’ foran CVR nummeret. Du kan læse mere om EORI-numre på Toldstyrelsens hjemmeside.  

Hver bruger skal oprette sin egen EU Login-konto i sit eget navn og med en unik e-mailadresse. Du kan læse mere om oprettelse i Traces under ’Spørgsmål vedrørende oprettelse i Traces’ i vores FAQ.

Administratorer kan tilføje nye brugere til en virksomhed under 'Aktører' > 'Brugere' i Traces via knappen ’Søg efter igangværende anmodninger’.

Den første bruger der tilknyttes en virksomhed bliver automatisk administrator for virksomheden i Traces. Det er denne bruger der skal godkende alle andre brugere der skal tilknyttes virksomheden i Traces.

Tilgå virksomhedens profil i systemet under ’Aktører’ > ’Erhvervsdrivende’. På virksomhedens profil; Klik på det blå ikon ud for brugeren under 'Brugere', og klik derefter 'Gem'.

Man skal være administrator for have denne mulighed.

Du kan få hjælp til oprette dig i Kommissionens brugervejledning. 
I tilfælde af fejlfinding eller tekniske problemer bedes henvendelsen rettes til Traces Helpdesk på +32 2 297 63 50 eller via email på SANTE-Traces@ec.europa.eu.

Efter login skal du vælge 'Skovrydning i EU' i menuen 'Documents'. Du er nu på EUDR-startsiden i Traces.

Alle felter markeret med en rødt asterisk (*) er obligatoriske at udfylde i forbindelse med indsendelse af en due diligence erklæring. Du kan finde en komplet liste over obligatoriske felter i Kommissionens brugervejledning til Traces.

Det er obligatorisk at angive aktivitet i Traces. Hvordan feltet skal udfyldes afhænger af den type aktivitet due diligence erklæringen dækker over:

• Import: Hvis det pågældende produkt indføres på EU-markedet og angives til "overgang til fri omsætning" hos toldmyndighederne.
• Eksport: Hvis det pågældende produkt forlader EU-markedet og angives til "eksport" hos toldmyndighederne.
• Indenlandsk: Det relevante produkt er fremstillet i EU; Relevant råvare/produkt er fremstillet i EU eller indgående produkt/råvarer er allerede importeret til EU. I sidstnævnte tilfælde, anvend funktionen ’Refererede erklæringer’ til at henvise til leverandørs erklæringer på indgående produkt.
• Handel: Hvis det pågældende produkt gøres tilgængeligt på markedet som Ikke-SMV forhandler.

’Aktivitetsland’ kan angives på hvert enkelt due diligence erklæring i Traces. Hvordan feltet skal udfyldes afhænger af den type aktivitet din virksomhed udfører:

• Import: Udfyld land hvortil varen indføres til EU
• Eksport: Udfyld land hvorfra varen eksporteres fra EU
• Indenlandsk: Udfyld EU land hvorfra varerne har oprindelse eller er produceret  
• Handel: Udfyld EU land hvor varerne gøres tilgængelig på markedet.

Aktivitetsland er et ikke obligatorisk felt, men kan anvendes til at angive hvis aktiviteten sker i andet land end Danmark.

Hvis man på sin erklæring har valgt aktiviteten ’Import’ er det muligt at angive ’Indgangsland’ i Rubrikken Aktivitetssted. I feltet ’Indgangsland’ kan man vælge at  angive den medlemsstat i EU de omfattende produkter vil blive henført under toldproceduren "overgang til fri omsætning".

Hvis man på sin erklæring har valgt aktiviteten ’Eksport’ er det muligt at angive ’Udgangsland’ i Rubrikken Aktivitetssted. I feltet ’Udgangsland’ kan man vælge at  angive den medlemsstat i EU de omfattende produkter vil blive henført under toldproceduren ’Eksport’.

Ved import og eksport skal angives nettovægt af det relevante produkt, og evt. supplerende mængdeenhed, se bilag 2 af forordningen. For erklæringer med aktiviteten ’indenlandsk’ kan vælges en anden enhed hvis ikke nettovægt er passende

Videnskabelige navne er obligatoriske for produkter under råvaren træ (i bilag I af forordningen). For øvrige produkter er feltet valgfrit.

Mere end ét videnskabeligt navn kan angives, hvis produktet indeholder flere forskellige videnskabelige navne.

Det er muligt at rette i en indsendt due diligence erklæring op til 72 timer efter at et due diligence-referencenummer er blevet tildelt erklæringen i Traces.

Åben den pågældende erklæring og tryk på knap nederst på siden for at editere.

Det vil ikke være muligt at rette i en due diligence erklæring, hvis det tildelt due diligence-referencenummeret allerede er blevet brugt i en tolderklæring, i en anden due diligence erklæring, eller hvis produktet allerede er blevet bragt i omsætning, gjort tilgængeligt eller eksporteret fra på EU-markedet.

Når man én gang har lavet en due diligence erklæring, er det nemt at oprette en kopi af erklæringen eller eksportere geolokationen fra den tidligere erklæring. På den måde kan man indirekte gemme ens faste leverandører i Traces.

Denne funktion er særligt brugbar, hvis man har en fast forsyningskæde. Læs mere om dette under spørgsmålet ’Skal man angive geolokationer på ny hver gang man indsender en due diligence erklæring?’.

Du kan status på startsiden i Traces. Du kan også fremsøge en specifik due diligence erklæring ved at søge på erklæringens referencenummer i søgefeltet på startsiden.

En due diligence erklæring kan have følgende statusser i Traces: 
’NY’: Due diligence erklæringen er lige oprettet og endnu ikke gemt. Erklæringen forsvinder, hvis siden forlades uden at gemme.
’UDKAST’: Due diligence erklæringen er gemt, men ikke indsendt. En due diligence erklæring med denne status kan gemmes, indsendes eller slettes.
’SLETTET’: Due diligence erklæring fjernes fra søgelisten og slettes permanent efter nogle dage.
’INDSENDT’: Due diligence erklæringen er under behandling. Det er muligt at annullere den indsendte due diligence erklæring.
’ANNULLERET’: Due diligence erklæringen forbliver i systemet til revision, men kan ikke bruges videre.
’AFVIST’: Due diligence erklæringen er blevet afvist af den kompetente myndighed. Den kan ikke længere anvendes.
’TILGÆNGELIG’: Due diligence erklæringen er godkendt og kan bruges. Brugeren kan ændre due diligence erklæringen eller trække den tilbage dog med visse begrænsninger. Se vores andre FAQ’er for uddybning.
’TRUKKET TILBAGE’: Due diligence erklæringen er tilbagekaldt af brugeren. Dette er kun muligt, hvis den ikke er brugt i en toldangivelse eller refereret til af en anden due diligence erklæring.
’ARKIVERET’: Due diligence erklæringen får automatisk denne status seks måneder efter den bliver "TILGÆNGELIG". Har en due diligence erklæring denne status kan den stadig findes via avanceret søgning.

Du kan læse mere om de forskellige statusser en due diligence erklæring kan have i Kommissionens brugervejledning til Traces. 

Det er muligt at redigere i en erklæring i 72 timer efter den er blevet tilgængelig i systemet, så længe den ikke allerede er anvendt i en tolderklæring eller er blevet refereret til i TRACES af en virksomhed længere nede i forsyningskæden

Ja, funktionen 'Seneste ændringer' viser en log over de ændringer der er foretaget for den specifikke due diligence erklæringen inkl. hvornår ændringerne er foretaget.

Når en due diligence erklæring får status ’Tilgængelig’ får den tildelt et unikt referencenummer, som f.eks. skal bruges i forbindelse med toldangivelser.

Det er muligt at annullere en indsendt due diligence erklæring i op til 72 timer efter at et due diligence-referencenummer er blevet tildelt erklæringen i Traces.

Det er ikke være muligt at annullere en due diligence erklæring, hvis det tildelte due diligence-referencenummer er blevet brugt i en tolderklæring, i en anden due diligence erklæring, eller hvis produktet allerede er blevet bragt i omsætning, gjort tilgængeligt eller eksporteret fra på EU-markedet.

Ja, slettede due diligence erklæringer fjernes helt, mens annullerede due diligence erklæringer bevares i Traces.

Dette er et valgfrit felt, som kun er synligt for din virksomhed. Det interne referencenummer kan f.eks. anvendes som henvisning til din virksomheds interne reference til pågældende produkter og henvise til  f.eks. Indkøbsordre, batch nr, varenr, leverandør nr. eller andet.

På startsiden i Traces skal du klikke på ikonet 'Kopier som ny' ud for den due diligence erklæring, du vil duplikere. Du kan se Kommissionens træningsvideo om funktionen ’Kopier som ny’ (Copy as new) her

Ja, under 'Erklæringer med referencer' kan du uploade en CSV-fil med referencer og verifikationsnumre. Du kan se Kommissionens træningsvideo ‘Overview of the Information system and lifecycle of a Due Diligence Statement’, hvor blandt andet denne funktion beskrives, her

En due diligence erklæring kan dække en eller flere fysiske forsendelser. Benyttes den samme due diligence erklæring til flere forsendelser skal man som virksomhed bør det afspejles i virksomhedens due diligence. Derudover skal man tage højde for flere juridiske og praktiske overvejelser, herunder:

• Due diligence erklæringen skal indeholde alle relevante geolokationer.
• Den angivne mængde i due diligence erklæringen skal stemme overens med mængden af relevante råvarer og produkter der gøres tilgængelig på EU-markedet, eller eksporteres derfra.
• Der skal være udført tilstrækkelig due diligence for produktionen fra samtlige potentielle forsendelser før due diligence erklæringen indsendes til Traces.
• Når den angivne mængde i en due diligence erklæring er opnået, skal der indsendes en ny due diligence erklæring før virksomheden kan importere, handle eller eksportere yderligere mængder.
• Jf. Forordningens artikel 12 (2) er det et krav at operatører og ikke-SMV forhandlere revurderer deres due diligence ordning minimum 1 gang årligt. På baggrund heraf er det ikke muligt for en due diligence erklæring at dække over en periode højere end 1 år efter indsendelsen af en due diligence erklæring i informationssystemet Traces.
• Man kan ikke indsende en due diligence erklæringen for relevante råvarer og produkter der ikke eksisterer endnu. Det vil sige, at en due diligence erklæring kun kan dække relevante råvarer og produkter der allerede er produceret (høstet; groet; født).

Læs yderligere om dette i Kommissionens FAQ, spørgsmål 5.19

Man kan angive geolokationer i Traces på to måder:

1. Man kan benytte det indbyggede kortværktøj, GeoEditor, i Traces til at indtegne hvor den relevante råvare er produceret.
2. Man kan uploade en fil med geolokationsinformation fra et eksternt værktøj (ex. GIS-værktøj). Til dette skal filformatet GeoJSON benyttes. Har man geolokationsinformationen i et andet filformat, skal filen konverteres til GeoJSON før den uploades til Traces. 

Traces understøtter GeoJson-filer i EPSG:4326-format.

Man kan ikke uploade GeoJson-filer der er større end 25 MB i Traces.

Det er kun nødvendigt at indtegne en specifik geolokation i Traces én gang. Ønsker man at angive den samme geolokation flere gange, kan man gøre dette på følgende to måder: 

1. man kan downloade en GeoJSON fil direkte fra Traces, ved at trykke på ’Eksport’ under ’Produktionssted’ i den pågældende erklæring
2. man kan benytte funktionen ’Kopier som ny’ til lave en kopi af en tidligere erklæring og derefter rette denne til. 

Hvis din virksomhed indkøber et relevant produkt på EU markedet, hvor der allerede er angivet en due diligence erklæring kan du linke til din leverandørs erklæring i Traces.

EU-kommissionen valgt at gøre det frivilligt om man vil dele geolokationen med andre virksomheder, når man som virksomhed indsender en due diligence erklæring til Traces. Geolokationen vil under alle omstændigheder være tilgængelig for den kompetente myndighed. Hvis man vælger ikke at dele geolokation på råvarens produktionssted med andre virksomheder, skal man på anden vis, dokumentere for sine kunder, at det relevante produkt, overholder forordningens krav.

Hvis en leverandør vælger ikke at dele geolokationen på råvarens produktionssted i Traces kan leverandøren i stedet dele informationen udenfor informationssystemet.

Geolokationen vil under alle omstændigheder være tilgængelig for den kompetente myndighed.

GeoEditor er et kortværktøj i Traces, som bruges til manuelt at indtegne produktionsstedets geolokation.